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Catalogación.

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La catalogación es un subconjunto de un campo mucho mayor que, en ocasiones, es llamado control bibliográfico; por lo que resulta de ayuda verla a través de este contexto. El control bibliográfico ha sido definido por Svenonius como ¨la herramienta o el arte... de organizar el conocimineto (información) para su recuperación¨. Cualquiera que hay intentado mantener un archivo de referencias de artículos, libros o cualquier otro tipo de material conteniendo información sobre un tema en particular, o de obras de algún artista o autor, a practicado el control bibliográfico sobre una pequeña parte del universo relativo a la información/conocimiento. Para que tales proyectos tengan éxito es necesario decidir qué piezas de información (datos) es necesario registrar acerca de cada artículo, libro o cualquier tipo de formato que contenga información/conocimiento. Se podrá decidir a registrar autores, títulos, palabras claves, resúmenes y localización de la obra. Estos se convierten en los datos bibliográficos a ser creados, guardados, manipulados y recuperados. Conforme crece el archivo, el guardado, la manipulacióm y la recueración se convierten en operaciones cada vez más y más complejas. Entonces, el arte y la herramienta se conviertesn en necesarias para el mantenimiento y uso exitoso del archivo.

La catalogación puede ser definida como el medio a través del cual los catálogos son preparados. El catálogo es un conjunto organizado de registros que representa las obras que forman parte de una colección en particular. Los catálogos cumplen varias funciones, las cuales fueron establecidas en 1904 por Charles A. Cutter en Rules for a dictionary catalog. Según Cutter los objetivos del catálogo son:

  • El posibilitar que una persona encuentre un libro cuando algunos de los siguientes elemenetos es conocido¨el autor, el título o el tema.
  • El mostrar lo que la bibliteca tiene escrito sobre un autor dado, sobre un tema dado o en tipo específico de literatura.
  • El asistir en la elección de un libro bibliográficamente (como lo relativo a su edición) o literaria/temáticamente (como lo relativo a su caracter).

En cambio los medios que ofrece el catátogo para lograr estos objetivos son:

  • Accesos por autor con sus respectivas referencias.
  • Accesos por título o referencias de título.
  • Accesos por tema, referencias cruzadas y tablas clasificadas de tema.
  • Accesos por forma y por idioma.
  • La edición y el pie de imprenta con las notas necesarias.
  • Las notas.

En el año de 1961 la International Federation of Library Associations (IFLA) en su conferencia de Paris estableció los propósitos de los catálogos de autor/título los cuales establecen que el catálogo debe ser un instrumento eficiente para poder determinar si la biblioteca tiene un libro en particular determinado por su autor o por su título; si el autor no es nombrado en el libro, sólo por su título; si el autor y el título son insuficientes para identificar el libro, por un substituto apropiado para el título. Y, cuáles libros existen escritos por un autor determinado y cuáles ediciones de un libro en particular tiene la bblioteca.

Existen varios tipos de catálogo, que vienen a ser:

  • Clasificados. Ordenados de acuerdo al número de clasificación de las obras listadas.
  • Alfabéticos. Ordenados alfabéticamente de acuerdo al elemneto de entrada de las obras listadas. A su vez, los catálogos alfabéticos pueden ser de tipo diccionario o divididos.
  • En línea. La información se despliega de acuerdo al diseño que se tenga de los formatos de salida, la cual puede variar enormemente de uno a otro.

El proceso de catalogación se divide en 4 grandes ramas:

  • Catalogación descriptiva.
  • Análisis temático.
  • Control de autoridad.
  • Catalogación cooperativa.

Catalogación descriptiva

La catalogación descriptiva es esa fase del proceso de catalogación que tiene que ver con la identifiación y descripción de una obra, el registrar la información en la forma de un registro catalográfico, y la selección y formación de los puntos de acceso, con excepción de los puntos de acceso temático. La catalogación descriptiva describe los aspectos físicos de la obra e identifica la responsabilidad para el contenido intelectual, sin hacer referencia a su clasificación temática o a la asignación de los encabezamientos teméticos, ambos elementos propios de la catalogación temática.

Descripción. Identificación y descripción son procesos interrelacionados dentro de la catalogación descrptiva. La identificación consiste en la elección de los elementos convencionales, guiada por un conjunto de reglas. Cuando el catalogador ha identificado propiamente los elementos convencionales, ellos son descritos de tal manera en el registro catalográfico que la descrición resulta ser única y no puede ser aplicada a ninguna otra entidad que petenezca a la colección. En otras palabras, cada entidad debe ser distinguida de cualquiera otra con la que pudiera confundirse. Los elementos considerados esenciales para este propósito son el título, la mención de responsabilidad, la información en torno a la edición, y la información en torno al pie de imprenta; también resulta esencial la información pertinente a la descripción física y a la serie. Además el catalogador da elementos de descripción que pueden resultar útiles al usuario en la evaluación del uso potencial de la obra, como lo referente a ilustraciones y el tipo de equipo necesario para hacer uso de él.

Aaceso. Después de describir la obra, el catalogador selecciona los puntos de acceso. Los nombres de personas y entidades corporativas asociados con la obra son escogidos de acuerdo a las reglas de catalogación utilizadas. Puntos de acceso por el título también son seleccionados, como por ejemplo, puntos de acceso al título principal, a los títulos alternativos, a títulos diferentes, a títulos de serie, o a títulos de obras relacionadas con la que se está describiendo. Dentro de la práctica catalográfica tradicional uno de los puntos de acceso se elige como el principal, ésta se denomina entrada principal. El resto e los puntos de acceso se denominan entradas secundarias. La identificación de la entrada principal es esencial para la identificación del trabajo, o de contenido intelectual. Los puntos de acceso seleccionados son construidos de tal manera que permiten tener un acceso rápido a la información dentro del catálogo. Esto es gracias a que se siguen reglas de catalogación y a referencias tomadas del catálogo de autoridad, elemento propio del control de autoridad.

Análisis temático

El análisi temático consiste en la determinación del tema o temas que cubran el contenido intelectual de una obra. Una vez que ésto se ha podido determinar se selecciona el número necesario de encabezamientos de materia de una lista estandarizada. El paso final dentro de este proceso es la elección del número clasificador del esquema de clasificación que la biblioteca esté utilizando. El catalogador, en consecuencia debe elegir únicamente el mejor lugar en el esquma de clasificación para la obra.

Contro de autoridad

El control de autoridad es el proceso de mantener consistencia en la forma usada para representar un punto de acceso y el proceso de mostrar las relaciones entre nombres, obras y temas. Esto se logra a través del uso de reglas, en el caso de nombres y títulos, el uso de listas de encabezamientos de materia y la referencia a un archivo de autoridad para la creación de cadenas autorizadas llamadas encabezamientos.

Catalogación cooperativa

Todos los procesos anteriormente descritos tienen la característica de ser originales; este proceso, en cambio, posee la característica principal de requerir la participación de un grupo determinado de instituciones. Consiste en una de las instituciones realiza la catalogación original de una obra, poniéndola a la disposición del grupo. Generalmetne, aunque no exclusivamnete, se utilizan formatos internacionales para el intercambio de información, como podría ser el formato MARC.